Qu’est-ce que l’externalisation de prise de rendez-vous ?
Externaliser ses rendez-vous, c’est le fait de passer par un prestataire externe qualifié pour éviter de pourvoir cette ressource en interne.
Pourquoi externaliser votre prise de rendez-vous ?
Se développer commercialement est très important pour toutes les entreprises. Le développement commercial de votre entreprise permet de la rendre pérenne mais il demande des compétences spécifiques.
La connaissance de votre marché, de votre concurrence, de vos clients et de votre cible est primordiale pour vous permettre une expansion efficace.
La prise de rendez-vous est souvent l’un des fers-de-lance du développement commercial.
La gestion de la relation client est un métier. Il est souvent plus intéressant pour une entreprise d’externaliser ce service plutôt que de le créer en interne.
C’est une solution qui peut être envisagée sur du long terme, elle intensifie le développement de votre entreprise. Elle améliore le chiffre d’affaire en agissant sur le développement commercial.
Une entreprise qui externalise est une entreprise qui souhaite augmenter sa force de vente.
L’objectif de la prise de rendez-vous externalisée
L’objectif de la prise de rendez-vous, c’est de préparer le lead pour le convertir en client lorsque votre commercial s’entretiendra avec lui.
Il est nécessaire de planifier une stratégie, d’être efficace et de mesurer les actions mises en œuvre pour pouvoir ajuster ses actions.
L’externalisation est la réponse pour toutes les entreprises qui souhaitent investir sans nécessairement disposer des ressources en interne. La prise de rendez-vous est cruciale pour le développement de votre équipe commerciale.
Vous gagnez du temps en bénéficiant d’une expertise et vous vous concentrez sur votre cœur de métier et vos savoir-faire. Vous boostez ainsi votre satisfaction client.
Les principaux bénéfices en externalisant votre prise de rendez-vous
Devenez stratégique
Externaliser la prise de rendez-vous vous permet de bénéficier d’un accompagnement stratégique en créant des campagnes marketing personnalisées pour chacune de vos cibles et en définissant un cahier des charges précis.
Pouvoir définir vos objectifs et vos cibles vous permet d’ajuster votre processus de vente. Les points à améliorer deviennent plus remarquables. Vous pouvez ajuster l’ensemble des informations au fur et à mesure des campagnes que vous souhaitez mettre en œuvre.
Votre entreprise devient résiliente et s’adapte davantage aux changements.
Devenez réactif
Grâce à l’expérience de votre centre de relation client, vous pouvez adapter votre campagne en temps réel pour être certain d’être toujours dans la mesure de vos objectifs.
L’expérience et le savoir-faire des collaborateurs du centre de relation client sont une vraie plus-value car ils s’adaptent à toutes les spécificités, toutes les situations et à vos valeurs d’entreprise afin que votre prospect puisse bénéficier d’un échange personnalisé.
Faites des optimisations budgétaires
L’externalisation de la prise de rendez-vous vous permet de bénéficier d’une équipe dédiée et d’outils performants le temps de la mission.
Ce sont autant de ressources que vous n’avez pas à déployer en interne.
Équilibrez vos performances
Vous pouvez vous concentrer sur votre corps de métier.
Externaliser votre prise de rendez-vous permet de concentrer vos forces sur votre savoir-faire sans vous éparpiller.
Comment se passe l’externalisation de la prise de rendez-vous ?
Obtenir des rendez-vous qualifiés est un véritable savoir-faire qui passe par plusieurs étapes.
1- La qualification du fichier, la clé de la réussite.
La qualité du fichier utilisé dans votre projet est la clé de votre réussite.
Plus le fichier sera organisé, plus les informations auront une valeur haute et plus il sera facile d’utiliser toutes ces données pour obtenir des rendez-vous qualifiés.
C’est également le fichier qualifié qui permet de préparer son appel et de faire valider les informations déjà existantes pour construire un scénario qui vous permettra d’atteindre vos objectifs.
2- Identifiez les différentes parties
L’identification des parties est primordiale pour votre cible et pour votre commercial.
Il est important que votre cible sache à qui elle parle, qu’elle puisse facilement vous mémoriser et qu’elle ait une bonne impression de vous et de votre entreprise dès le départ.
Il faut également que vos commerciaux puissent immédiatement savoir qui est le décisionnaire pour pouvoir atteindre leur objectif. Plus ils auront des informations précises sur leurs cibles et plus ils pourront personnaliser l’échange et parvenir à valider leur travail.
3- Proposez une offre claire
L’offre doit être claire et concise, elle doit être décrite à la perfection par une personne confiante et sûre de son sujet.
Il est indispensable de la travailler pour écrire le scénario approprié et guider votre futur client afin de lui faire accepter un rendez-vous et ensuite votre offre.
4- Déterminez les besoins précis
Vous ne pouvez pas passer à côté de la clarification des besoins.
Résumer les besoins du prospect et les reformuler vous permet de mieux connaitre votre cible et permettra à votre commercial de diriger son rendez-vous pour améliorer ses performances et augmenter ses ventes.
Vos commerciaux doivent savoir s’ils se rendent à un rendez-vous pour négocier sur du court terme, prospecter sur du moyen terme ou informer sur du long terme.
5- Gérez le planning à la perfection
Le planning doit répondre à certains critères comme le nombre de rendez-vous par période ou le délai entre chaque rendez-vous (gestion du temps de déplacement nécessaire par exemple).
Ne vous laissez pas déborder, avec un planning difficilement réalisable. Prévoyez une marge suffisamment importante pour éviter à vos commerciaux de courir après le temps et pour leur permettre d’arriver convaincants aux rendez-vous prévus.
6- Envisagez votre R.O.I et mesurez vos actions
Déterminez quels sont vos objectifs à atteindre et à partir de quelles valeurs vous atteignez votre retour sur investissement (R.O.I).
Envisager le R.O.I vous permet d’affiner vos objectifs, et de mesurer les efforts fournis et les changements de stratégie à appliquer dans vos démarches.
Identifiez plus facilement le profil de prospects qui vous rapportent le plus et concentrez vos efforts sur cette cible.
Externaliser la prise de rendez-vous vous permet de vous décharger de tous ces aspects organisationnels pour vous permettre de vous concentrer tranquillement sur votre force de vente.
Il est très important de confier cette activité à un Centre de Relation Client performant qui saura vous accompagner dans les différentes étapes de votre prise de rendez-vous et le développement commercial de votre activité.