Qu'est-ce que l'événementiel en communication
Événementiel

Qu’est-ce que l’événementiel en communication ?

La communication événementielle n’est pas à négliger dans une stratégie globale de communication. Vous allez forcément avoir des temps forts qu’il est indispensable de mettre en lumière pour vous faire connaître.

Petite présentation de la communication événementielle

L’événementiel est un secteur immense et complexe qui peut souvent paraître flou.
En réalité, cette communication se distingue des autres dans le fait qu’elle ne repose pas sur un média.

Si vous vous demandez ce qu’est un média et ce qui n’en est pas un…

Nous vous conseillons notre article :

Il s’agit de réussir à rassembler et à fédérer différents acteurs autour d’un moment ponctuel et éphémère.

Tout l’art consiste à faire de cet événement évanescent, un souvenir mémorable dans l’esprit de votre cible et de le rendre éternel. L’événement en lui-même ne dure pas, cependant il est important qu’il se conserve dans l’esprit de votre cible.

Pourquoi faire de l’événementiel en communication ?

L’événementiel est important quelle que soit la taille de votre entreprise.
Il permet d’avoir un impact sur l’ensemble des publics qui vont graviter autour de votre entreprise :

  • Vos prospects,
  • Vos clients,
  • Vos partenaires,
  • Votre équipe.

En fonction de vos objectifs, l’événementiel touchera l’ensemble de ces cercles d’influences. Bien sûr, en fonction de vos objectifs, vous allez cibler un cercle plus que l’autre.
Par exemple, si vous organisez un événement de TeamBuilding, vous allez bien sûr privilégier votre équipe, cependant l’événement aura également un impact auprès de vos prospects, de vos clients et de vos partenaires.

L’événementiel est très utile pour promouvoir, communiquer, travailler votre notoriété et votre réseautage. Il est excellent pour mettre en avant vos produits et votre savoir-faire tout en instaurant le dialogue et l’échange avec vos prospects.
C’est aussi l’opportunité d’adopter une communication active au sein de vos réseaux internes et externes. C’est le bon moment pour toucher l’ensemble des sphères qui gravitent autour de votre entreprise.
La forte valeur ajoutée offerte par la portée de cette communication intervient sur votre notoriété, offre un impact positif sur votre réseau, et ainsi créé et resserre des liens importants pour votre développement.

Comment réussir son événement ?

Pour bien réussir son événement, il faut avant tout avoir à ses côtés un excellent chef d’orchestre.
Un événement se déroule toujours en plusieurs étapes dont chacune est primordiale.

La définition de vos objectifs

Pourquoi souhaitez-vous faire votre événement, quels sont vos objectifs finaux ?
Il est nécessaire de faire la différence entre le motif (la raison qui donne lieu à votre événement) et vos objectifs finaux qui vont être ce que l’événement va vous apporter et qui vont concerner le développement de votre entreprise.

La promotion de votre événement, l’indispensable marqueur de réussite

La réussite de votre événement passe par sa promotion.
La promotion a lieu en amont, pour le teasing. Durant l’événement, pour faire parler de vous et de ce qu’il se passe ; après l’événement, pour consolider les liens et le faire durer dans les esprits.

En fonction de votre budget, vous pouvez utiliser les médias ou les canaux hors médias, mais surtout, ne négligez ni le site web, ni les réseaux sociaux. À l’heure du partage instantané et d’internet, ce serait vous tirer une balle dans le pied que de vous en priver.

Utilisez les invitations papier ainsi que l’emailing pour conquérir votre cible. Choisissez le moment approprié pour l’envoi de ce dernier et soignez votre mail.

Les réseaux sociaux sont idéaux pour pouvoir être accessibles et faire parler de vous : après tout, un événement est profondément social.

Pour la presse, même avec un budget limité, prévoyez au minimum un communiqué de presse et l’envoi aux médias spécialisés ou régionaux dans le cas où ils souhaiteraient en parler. N’oubliez pas non plus la radio locale ou nationale en fonction de l’envergure de votre événement.

Durant l’événement, il est vivement conseillé de faire des photos et des vidéos, de réaliser des interviews, de mettre en avant des impressions et de créer du lien avec le networking.

L’après événement ne doit pas être négligé dans votre campagne de communication. Revenez sur les temps forts ou les sujets évoqués durant l’événement. Recontactez vos différents partenaires. Toutes ces actions vous permettront de faire parler de vous tout en soignant votre relationnel.

La préparation

Lors de la préparation de l’événement, vous allez définir plusieurs éléments comme votre cible, votre budget, la date, l’heure et le lieu.

Ces différents éléments sont très importants pour définir vos moyens et vous aider à atteindre vos objectifs.

L’âge, les centres d’intérêt, le lien avec votre entreprise sont autant de facteurs qui sont indispensables pour vous permettre de vous adresser à votre cible et de susciter son intérêt pour la rendre disponible à l’écoute de votre message.

Les limites de votre budget sont déterminantes pour définir la manière dont vous allez le gérer et définir quels seront vos axes de priorités sans rien négliger.

Définir la date de votre événement est indispensable. En effet, il faut vérifier les événements concurrents mais aussi les vacances, le jour de la semaine, les saisons, les pics de vos fournisseurs et l’actualité.

L’organisation

Bien organiser son événement est déterminant, rien ne doit être laissé au hasard et tout doit être maîtrisé.

Tout commence avec le choix du lieu, il faut qu’il soit idéal pour pouvoir assurer votre événement. C’est lui qui va représenter visuellement votre projet, il va participer à l’ambiance et à la décoration intérieure et extérieure.
Il devra pouvoir être aménagé afin de contenir l’ensemble des présentations, des animations, des stands, des spectacles, le son et la lumière, les loges ainsi que tous les indispensables en terme de sécurité.
Il est également très important que votre site soit facilement accessible et que la distance moyenne pour votre groupe cible soit acceptable.
Par exemple, si vous organisez un événement européen, choisissez une ville facilement accessible depuis l’ensemble des pays d’Europe. Cela semble logique mais ce n’est pas toujours évident à plus petite échelle.
Pensez à prévoir des navettes si besoin, un accès au parking, une zone de restauration…

L’événement

L’événement, l’apothéose de plusieurs mois de travail. Tout doit être prévu, le planning et une bonne répartition du travail en équipe sont les premiers indispensables.
Le but est de laisser le moins de place possible au hasard afin d’éviter les mauvaises surprises et de s’entourer d’une équipe fédérée et mobilisée pour anticiper les problèmes.
Votre événement doit se dérouler de manière fluide et sans anicroche, tout doit être soigné et l’enchaînement doit être fluide.
Il est nécessaire de particulièrement soigner les détails comme la signalétique afin de permettre à l’ensemble du public de pouvoir se repérer et profiter de toutes les activités prévues pour l’animation.

Le feedback

Le feedback est super important pour votre communication. Demandez à vos clients ce qu’ils ont pensé de la prestation avec une enquête dont les champs auront été choisis judicieusement et travaillés ergonomiquement. Ce formulaire ne doit pas être trop long ni répétitif.

Vérifiez si vous avez atteint vos objectifs, si vous avez atteint les bonnes personnes et si votre budget a bien été respecté. Analysez également les petit couacs dans l’organisation (il y en a toujours, rassurez-vous) afin d’être plus efficace lorsque des imprévus se présenteront lors de votre prochain événement.

Le feedback vous permet de savoir si l’événement a été efficient et à su convertir votre cible et si ce dernier a bien été un succès.

Vous l’aurez vu, organiser et réaliser un événement n’est pas chose aisée. Cependant, avec le bon chef d’orchestre et les bons contacts, vous allez augmenter grandement le succès de ce dernier.
Prenez contact rapidement pour garantir un événement du tonnerre qui saura marquer les esprits !